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Dienst-E-Mail

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie dienstliche E-Mail-Postfächer für das Personal an Ihrer Schule einrichten.

  Format der E-Mail-Adresse
Wie erreiche ich mein Postfach? Wie sind meine Zugangsdaten? Wie lautet meine E-Mail-Adresse?

  Aktivierung der E-Mail-Postfächer
Wie aktiviere ich E-Mail-Postfächer für das Personal an meiner Schule?

  Deaktivierung der E-Mail-Postfächer
Wie kann ich E-Mail-Postfächer von Nutzern löschen?

  Änderung von Benutzerdaten
Was passiert bei Namensänderung?
Behalte ich mein dienstliches E-Mail-Postfach bei einem Schulwechsel?

  Wiederherstellen gelöschter Postfächer
Kann ein gelöschtes E-Mail-Postfach wiederhergestellt werden?


Hinweis

Dienstliche E-Mail-Postfächer stehen für staatliches Personal an staatlichen bayerischen Schulen zur Verfügung.

  Format der E-Mail-Adresse

Vorbereitung

  • Aktualisieren Sie die Benutzerdaten durch den Import der csv-Export-Datei aus der ASV bzw. einer eigenen csv-Datei (nur für Nicht-ASV-Schulen) und führen sie im Rahmen der Konfliktbehandlung ggf. mehrfach angelegte User zu einem Account zusammen.
  • Personal, das in mebis mit dem Benutzertyp „Lehrer“ angelegt ist, wird mit „Dienst E-Mail“ versorgt. Daher müssen Sie alle nicht durch den csv-Import erfassten Personen manuell in der mebis Nutzerverwaltung mit dem Benutzertyp „Lehrer“ anlegen.

  Aktivierung der E-Mail-Postfächer

Info

  • Nachdem Ihre Schulleitung die Nutzung des Angebots „Dienst-E-Mail“ für Ihre Schule beantragt hat und dafür freigeschalten wurde, können Sie über die mebis Nutzerverwaltung alle Lehrkräfte und Verwaltungskräfte Ihrer Schule sowie weiteres pädagogisches und schulisches Personal für die Nutzung von „Dienst-E-Mail“ aktivieren. All diese berechtigten Nutzer werden in der mebis Nutzerverwaltung als "Lehrer" angelegt.
  • Der Status der Aktivierung wird Ihnen in der Spalte „Dienst-Mail“ angezeigt:

    > blauer Haken: Dienst E-Mail ist aktiviert
    > in Bearbeitung: Dienst E-Mail wurde beauftragt
    > kein Haken: Dienst E-Mail ist deaktiviert

  Deaktivierung der E-Mail-Postfächer

Info

  • Mit Deaktivierung von „Dienst E-Mail“ wird auch die dienstliche E-Mail-Adresse im Benutzerprofil gelöscht.
  • Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Der Abschluss dieses Vorgangs kann daran erkannt werden, dass das Feld „E-Mail“ wieder editierbar ist.
  • Der Nutzer wird beim nächsten mebis-Anmeldevorgang darauf hingewiesen, dass im Benutzerprofil keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und es kann eine neue (private) Adresse eingetragen werden.
  • Die Löschung eines Nutzers führt automatisch zum Löschen des Postfachs. Insbesondere muss darauf geachtet werden, dass Nutzer, die einen Schulwechsel beantragt haben, weder manuell noch beim csv-Import gelöscht werden.

  Änderung der Nutzerdaten

Info

  • Grundsätzlich werden alle Änderungen (manuell oder per csv-Import aus der ASV) der Benutzerdaten (Vorname, Nachname, Passwort, Dienststelle) auch an das Mailsystem weitergegeben.

  • Bei einer Namensänderung wird die neue dienstliche E-Mail-Adresse entsprechend der Namenskonvention erzeugt.
    Die bisherige dienstliche E-Mail-Adresse bleibt als E-Mail-Alias erhalten, so dass E-Mails an diese Adresse weiterhin empfangen werden können.

  • Bei einem Schulwechsel wird automatisch ein neues Postfach mit einer zugehörigen E-Mail-Adresse erstellt. Das alte Postfach wird unwiderruflich gelöscht.
  • Anleitung Schulwechsel

  Wiederherstellen gelöschter E-Mail-Postfächer

Info

  • Innerhalb einer Karenzzeit von 21 Tagen ist es möglich, das zunächst im Papierkorb gelandete Postfach wieder zugänglich zu machen.
  • Aktivieren Sie dazu erneut „Dienst E-Mail“ bei dem Nutzer: Dabei werden ein neues Postfach und eine (ggf. neue) dienstliche E-Mail-Adresse erzeugt.
  • Nehmen Sie Kontakt zum mebis-Support auf: Tel. 09071/53300 oder E-Mail an mebis@alp.dillingen.de
  • Dem neuen Postfach wird Zugriff auf das in den Papierkorb verschobene Postfach und damit auch auf alle alten E-Mails gegeben.
  • Veröffentlichung
  • 2. Dezember 2020
  • Letzte Änderung
  • 17. Dezember 2021
  • Empfohlene Zitierweise
  • mebis-Redaktion (2020), Dienst-E-Mail | Einrichtung (mebis-Koordinatoren), in: mebis – Landesmedienzentrum Bayern, URL: <https://www.mebis.bayern.de/p/50766> (17. Dezember 2021).
  • Lizenzangaben
  • Beitragsbild: © iStock.com/drogatnev (bearbeitet)