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Dienst-E-Mail Kurzeinführung

Dienstliche E-Mail-Postfächer ermöglichen staatlichen Lehrkräften eine datenschutzkonforme dienstliche Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, mit Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten sowie mit schulischen Partnern.

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Allgemeine Informationen zu Dienst-E-Mail

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Informationen zum Produktivgang

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Sichere Kommunikation

Information

Für die dienstliche Kommunikation wird zentral durch das staatliche IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ) die webbasierte E-Mail-Oberfläche „Outlook im Web“ zur Verfügung gestellt. Sie beinhaltet neben den üblichen Funktionen zur Verwaltung von E-Mails auch:

  • eine Kontaktverwaltung mit einem Verzeichnis aller Lehrkräfte mit Dienst-E-Mail in Bayern sowie einem persönlichen Adressbuch,
  • einen Kalender mit Einladungsfunktionalitäten, der für andere Personen freigegeben werden,
  • eine Aufgabenverwaltung, um eigene Aufgaben anzulegen und zu verwalten.

Schritt-für-Schritt

Hier finden Sie ein ausführliches Benutzerhandbuch mit Schritt-für-Schritt Anleitungen:

Produktivgang

Zum Produktivgang im Dezember 2020 konnten die ersten 10.000 Postfächer freigeschaltet werden. Im Januar und Februar 2021 wurden jeweils weitere 10.000 Postfächer an staatlichen Schulen aktiviert. Der Anschluss weiterer Schulen erfolgt dabei nach Bedarf gestaffelt, d. h. Vorrang haben Schulen, denen bisher von ihren Schulaufwandsträgern noch keine dienstlichen E-Mail-Postfächer zur Verfügung gestellt wurden.

An der Umsetzung waren neben dem IT-DLZ auch die Medienabteilung des ISB und die ALP Dillingen beteiligt. Mit der Anbindung von Dienst-E-Mail an mebis können sich Lehrkräfte mit ihren mebis-Zugangsdaten anmelden und benötigen keinen neuen Account. Für die Schulen entsteht damit kein Aufwand hinsichtlich Pflege, Wartung und Schulung der Lehrkräfte.

Produktivgang

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Selbstlernkurse der ALP Dillingen:

Datenschutz

Das Gesamtverfahren bietet ein hohes Maß an Datensicherheit:

  • Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind die Postfächer nur über den Browser erreichbar, bleiben stets im IT-DLZ gespeichert und können nicht auf lokale Endgeräte übertragen werden.
  • Die Benutzeroberfläche „Outlook im Web“ ist eine sogenannte „responsive web app“, so dass sie sich den Eigenschaften (z. B. Bildschirmauflösung) des Endgeräts anpasst und damit auch eine komfortable Bedienung auf Smartphones ermöglicht.
  • Nachrichten, die zwischen Inhabern dienstlicher E-Mail-Postfächer ausgetauscht werden, verlassen die E-Mail-Umgebung im IT-DLZ nicht, so dass diese Übertragung als gesichert angesehen werden kann.
©istock.com/maxkabakov

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Download

Muster für Datenschutzhinweise im Internetauftritt staatlicher Schulen:

  • Veröffentlichung
  • 16. Dezember 2020
  • Letzte Änderung
  • 17. Februar 2021
  • Empfohlene Zitierweise
  • mebis-Redaktion (2020), Dienst-E-Mail | Kurzeinführung, in: mebis – Landesmedienzentrum Bayern, URL: <https://www.mebis.bayern.de/p/52665> (17. Februar 2021).
  • Lizenzangaben
  • Beitragsbild: © iStock.com/drogatnev (bearbeitet)