Nutzerverwaltung
Arbeiten des mebis-Koordinators im Überblick

In dieser Übersicht erfahren Sie, welche einzelnen Schritte zur Nutzerverwaltung Sie im Laufe eines Schuljahrs durchführen sollten, um Ihre mebis-Instanz auf einem aktuellen Stand zu halten. Zudem finden Sie Unterstützungsmaterialien und weitere Anregungen.

Schuljahresbeginn

Erstes Schulhalbjahr

Zweites Schulhalbjahr

Schuljahresende

Schuljahresbeginn

Zu Beginn der ersten Schulwoche

Unmittelbar zu Beginn des Schuljahres liegen meist noch nicht alle relevanten Daten zur Aktualisierung der mebis-Nutzer vor. Dennoch können Sie bereits mit Ihren Arbeiten beginnen:  

Rundschreiben an alle Kolleginnen und Kollegen

Erinnern Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen mit einem Rundschreiben daran, alte Kurse zu archivieren oder zu löschen und die gewünschten Kurse für das aktuelle Schuljahr anzulegen. Tipp: Wenn an der Schule ein einheitliches Kursbenennungsschema eingesetzt wird, sollte der Hinweis auf dieses ebenfalls erfolgen, damit keine nachträgliche Umbenennung nötig wird. Um ein Benennungsschema verbindlich durchsetzen zu können, ist hier eine enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung erforderlich.

Informationsschreiben an neue Kolleginnen
und Kollegen

Informieren Sie die neuen Kolleginnen und Kollegen über die Nutzung der Angebote von mebis an Ihrer Schule und weisen Sie darauf hin, dass im Falle bereits bestehender mebis-Accounts Schulwechselanträge gestellt werden sollten. Dadurch können sie bereits erstellte Kurse an der alten Schule weiterhin verwenden und auch an die neue Schule umziehen.   Tipp: An vielen Schulen ist es üblich, dass seitens der Schulleitung oder dem Personalrat für die neuen Lehrkräfte ein Informationsgeheft ausgehändigt wird. Ebenso gibt es häufig eine schriftliche Einweisung in die Bedienung der technischen Infrastruktur der jeweiligen Schule durch den Systemadministrator. An Stelle eines gesonderten Anschreibens könnte die Information zum Schulwechselantrag sowie die Kursbenennung ggf. auch in einen dieser Informationswege mit aufgenommen werden.

Anlegen neuer Kursbereiche

Je nach Strukturierung Ihres Kursbereich kann es nötig sein, neue Bereiche (z. B. für neue Kolleginnen und Kollegen anzulegen) Tipp: Informieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen über Änderungen und Ergänzungen im Kursbereich der Schule!

 

Am Ende der zweiten Schulwoche

Nach ca. zwei Wochen sollte die Schulverwaltung alle relevanten Daten besitzen, die Sie für die Aktualisierung der mebis-Nutzerdaten benötigen. Nun können Sie folgende Arbeiten durchführen:

Schulwechselanträge überprüfen

Überprüfen Sie die gestellten Schulwechselanträge und genehmigen Sie diese. Erinnern Sie neue Kolleginnen und Kollegen nochmals an die Möglichkeit des Schulwechsels.

Vollimport der Schülerdaten

Importieren Sie den aktuellen Datenbestand über die Export-Datei der ASV. Wenn in der eigenen Schulform keine ASV zur Verfügung steht, sollten Sie mit Hilfe einer selbst erstellten CSV-Dateien mit den Schülerdaten inkl. Klassenzuordnungen einen Vollimport durchführen. Die Benutzerselbstaufnahme (BSA) sollte nur durchgeführt werden, wenn Ihnen sonst keine andere Möglichkeit zur Verfügung steht!

Teilimport der Lehrerdaten

Bei der Aktualisierung der Lehrkräfte reicht in der Regeln ein Teilimport der Daten aus, da sich die Grunddaten bestehender Lehrkräfte i. d. R. nicht ändern. Beim Teilimport werden neue Nutzer hinzugefügt, alte Nutzer jedoch nicht gelöscht.

Ausgabe der neuen Account-Briefe

Erstellen Sie die Account-Briefe für alle neu angelegten Nutzer (z.B. Aufnahmeklassen in weiterführenden Schulen; neue Kolleginnen und Kollegen). Diese können auch einzeln oder klassenweise exportiert werden.   Tipp: Sie können die Account-Briefe in Form einer .csv-Datei exportieren. Damit können Sie beispielsweise ein Seriendruckdokument mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, das neben den Zugangsdaten auch weitere Informationen enthalten kann.

Anlegen weiterer Arbeitsgruppen

Für Wahlfächer, die von Schülerinnen und Schülern aus unterschiedlichen Klassen besucht werden, könnte es nötig sein, neue Klassen bzw. Arbeitsgruppen anzulegen.

Erstes Schulhalbjahr

In der ersten Schuljahreshälfte sollten Sie in einem Zeitraum mit möglichst geringer Korrektur- und Konferenzdichte folgende Aufgaben durchführen:  

Einführung in mebis als schulinterne Lehrerfortbildung

Veranstalten Sie eine SchilF, in der Sie mebis interessierten Kolleginnen und Kollegen vorstellen. Unterstützungsmaterial erhalten Sie hierfür über das Beratungsnetzwerk zur digitalen Transformation an bayerischen Schulen.

Überflüssige Lehreraccounts löschen

Überprüfen Sie die Accounts aller Lehrkräfte, ob diese noch aktiv sind und löschen Sie Accounts, die nicht mehr benötigt werden (z. B. von pensionierten Lehrkräften). Lehrkräfte, die die Schule gewechselt haben, aber noch einen Account an Ihrer Schule haben, können Sie kontaktieren und auch sie über die Möglichkeit des Schulwechsels informieren.

Papierkorb leeren

Manuell gelöschte Nutzer werden im Papierkorb abgelegt, um ggf. wieder hergestellt zu werden. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie die gelöschten Nutzer regelmäßig (halbjährlich) aus dem Papierkorb entfernen.   Hinweis: Danach ist keine Wiederherstellung der Accounts mehr möglich!

Zweites Schulhalbjahr

Im Laufe des zweiten Schuljahres sollten Sie folgende Arbeit je nach Bedarf (Neue Kolleginnen und Kollegen, Änderungen bei den Schülerdaten, etc.) durchführen:  

Informationsschreiben an neue Kolleginnen
und Kollegen

Informieren Sie die neuen Kolleginnen und Kollegen, dass im Falle bereits bestehender mebis-Accounts Schulwechselanträge gestellt werden sollten. Dadurch können sie bereits erstellte Kurse an der alten Schule weiterhin verwenden und auch an die neue Schule umziehen.   Tipp: An vielen Schulen ist es üblich, dass seitens der Schulleitung oder dem Personalrat für die neuen Lehrkräfte ein Informationsgeheft ausgehändigt wird. Ebenso gibt es häufig eine schriftliche Einweisung in die Bedienung der technischen Infrastruktur der jeweiligen Schule durch den Systemadministrator. An Stelle eines gesonderten Anschreibens könnte die Information zum Schulwechselantrag sowie die Kursbenennung ggf. auch in einen dieser Informationswege mit aufgenommen werden.

Teilimport der Lehrerdaten und Schülerdaten

Bei der Aktualisierung der Lehrkräfte und der Schülerdaten zum Halbjahr reicht in der Regeln ein Teilimport der Daten aus, da sich die Grunddaten bestehender Lehrkräfte und Schüler i. d. R. nicht ändern. Beim Teilimport werden neue Nutzer hinzugefügt, alte Nutzer jedoch nicht gelöscht.   Hinweis: Der Import von Lehrkräften und Schülerdaten muss seperat durchgeführt werden!

Ausgabe der neuen Account-Briefe

Erstellen Sie die Account-Briefe für alle neu angelegten Nutzer. Diese können auch einzeln oder klassenweise exportiert werden.   Tipp: Sie können die Account-Briefe in Form einer .csv-Datei exportieren. Damit können Sie beispielsweise ein Seriendruckdokument mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen, das neben den Zugangsdaten auch weitere Informationen enthalten kann.

Einführung in mebis als schulinterne Lehrerfortbildung

Veranstalten Sie eine SchilF, in der Sie mebis interessierten Kolleginnen und Kollegen vorstellen. Unterstützungsmaterial erhalten Sie hierfür über das Beratungsnetzwerk zur digitalen Transformation an bayerischen Schulen.

Löschen überflüssiger Accounts / Papierkorb leeren

Löschen Sie nicht mehr benötigte Accounts. Diese werden in den Papierkorb verschoben. Dort können sie ggf. wieder hergestellt werden. Um den Überblick nicht zu verlieren, sollten Sie die gelöschten Nutzer regelmäßig (halbjährlich) aus dem Papierkorb entfernen.   Hinweis: Danach ist keine Wiederherstellung der Accounts mehr möglich!

Schuljahresende

Beginnen Sie ab Mitte Juli mit den Aufräumarbeiten. Zum Schuljahresende sollten diese Aufgaben abgeschlossen sein:  

Informationsschreiben über Aufräumarbeiten

Informieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen, dass aus einjährigen Kurse aus datenschutzgründen alle Nutzerdaten gelöscht werden müssen. Dazu muss der Kurs zurückgesetzt werden. Erinnern Sie auch daran, dass Sicherungskopien der Kurse angefertigt werden sollten und Kurs ggf. gelöscht oder archiviert werden sollten.   Hinweis: Informationen zu den Aufräumarbeiten finden Lehrkräfte hier…

Aufräumen des Kursbereiches

Löschen Sie nicht mehr benötigen Sie Kurse oder Erstellen Sie einen Archivbereich, in den Kolleginnen und Kollegen nicht mehr benötigte Kurse, die sie jedoch später nochmals verwenden möchten, ablegen können.   Tipp: Wenn vom mebis-Koordinator ein Kursbereich Papierkorb in der eigenen Schule angelegt wird, können Lehrkräfte dann ihre nicht mehr benötigten Kurse dorthin verschieben. Die sich im Papierkorb befindlichen Kurse werden dann zu einem mit dem mebis-Koordinator vereinbarten Zeitpunkt von diesem gesammelt gelöscht.

  • Stand
  • 11. September 2019
  • Beitragsbild
  • © iStock/Jane Kelly, bearbeitet