Distanzunterricht | Kommunizieren per E-Mail
Von den in diesem Schwerpunkt vorgestellten digitalen Werkzeugen ist die „elektronische Post“ E-Mail die älteste. Sie ist neben dem „World Wide Web“ einer der am längsten bestehenden Dienste des Internets.
Diesem Umstand ist wohl auch die weite Verbreitung von E-Mails im Berufs- und Privatleben geschuldet, wenngleich deren Funktion inzwischen oft durch Messenger ersetzt wird – insbesondere unter Jugendlichen. Die Kommunikation via E-Mail hat den Vorteil, dass sie den meisten Eltern vertraut ist und auch viele Jugendliche eine E-Mailadresse besitzen. Wie häufig diese abgerufen wird, variiert jedoch gelegentlich. Die Erreichbarkeit von Schülerinnen und Schülern per E-Mail erfolgt aus den genannten Gründen nicht selten über die Eltern.
Grundlegende Informationen zur Nutzung
Grundlegende Informationen zur Nutzung
Es gibt eine Vielzahl an Telekommunikationsanbietern, die private Mailserver bereitstellen. Die kostenfreien Angebote unterscheiden sich dabei stark im Umfang des Speicherplatzes, des Serverstandortes und den damit verbunden Datenschutzrichtlinien. Zudem wird häufig Werbung zur Finanzierung eingeblendet.
Der Kontakt zu Schülerinnen und Schülern sollte über einen DSGVO-konformen Mailanbieter erfolgen, besser über eine dienstliche E-Mailadresse.
Zugriff auf E-Mails
Es gibt zwei Möglichkeiten für das Abrufen und Versenden von E-Mails, wobei die Nutzung der einen die andere nicht ausschließt:
- Über den Browser erfolgt der Zugriff auf das Postfach orts- und geräteunabhängig
- Die Verwendung eines Mailprogramms das Speichern und Verwalten von E-Mails auf dem Endgerät. Sie sind dadurch auch offline verfügbar. Ein Mailprogramm bietet meist komfortable Editoren zum Erstellen von Nachrichten und einfaches Anhängen von Dateien per drag and drop.
Versenden von Dateien per E-Mail
Neben einer Textnachricht können im Anhang von E-Mails auch Dateien verschickt werden. Meist sind sie über das Büroklammer-Symbol gekennzeichnet. Dabei sollte auf zu große Dateianhänge (über 5 MB) verzichtet werden. Mehr Informationen dazu finden Sie weiter unter:

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Geeignete Anbieter
In einem Test aus dem Jahr 2016 bietet die Stiftung Warentest einen Überblick über Vor- und Nachteile verschiedener E-Mail Provider. Auch wenn der Test bereits einige Jahre alt ist, sind im Beitrag gute Anhaltspunkte genannt, die bei der Auswahl hilfreich sein könnten. Die getesteten Anbieter sind zudem immer noch verfügbar.Distanzunterricht per E-Mail organisieren
Im Unterschied zu direkten, d.h. „synchronen“ Formen der Kommunikation wie Videokonferenz oder Chat ist E-Mail ein asynchrones Kommunikationsmedium. Das bedeutet, dass Lehrende und Lernende nicht zum gleichen Zeitpunkt miteinander kommunizieren müssen.
E-Mails eignen sich daher zum Verteilen von Arbeitspaketen, die im Anschluss selbstorganisiert bearbeitet werden können. Schülerinnen und Schüler können auf diese Art und Weise auch Arbeitsaufträge abgeben. Bei beiden Aspekten sollte jedoch auf allzu große Anhänge verzichtet werden. Um eine unübersichtliche „Mailflut“ zu vermeiden, können verbindliche Regeln für die Kommunikation vereinbart werden, die im nächsten Abschnitt vorgestellt werden.
E-Mails können auch für die direkte Kommunikation mit einzelnen Schülerinnen und Schülern genutzt werden, z.B. um Nachfragen zu beantworten, die nicht für die gesamte Lerngruppe relevant sind.
E-Mails eignen sich zudem für die regelmäßge Kommunikation zu bestimmten Zeitpunkten. Auf diese Weise wissen die Schülerinnen und Schüler auch, wann sie neue Informationen zu erwarten haben und können zu diesem Zeitpunkt ihren Posteingang ansehen.

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Tipp
Versenden Sie Arbeitsaufträge nicht einzeln, sondern fassen Sie diese zu „Arbeitspaketen“ zusammen. So könnte etwa an der Grundschule ein Wochenplan mit Aufgaben für jeden Wochentag immer am Wochenende davor versandt werden.Rahmenbedingungen und Grenzen
Ordnung im Posteingang
Wenn täglich mehrere Nachrichten zwischen mehreren Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern hin und her gesendet werden, Arbeitsaufträge verteilt und eingesammelt werden und hinzu noch dienstliche E-Mails kommen, verliert man schnell den Überblick. Das gilt sowohl für Lehrkräfte als auch für Lernende und – besonders in niedrigeren Jahrgängen – auch für deren Eltern. Um eine „Mailflut“ zu vermeiden und den Überblick zu bewahren, bieten sich einige organisatorische Maßnahmen an:
Tipps für Ordnung im Posteingang
- Ausweichen auf andere Kommunikationskanäle für genau festgelegte Zwecke, wenn die Anzahl der eingegangenen E-Mails ein leicht zu bearbeitendes Maß übersteigt. Denkbar wäre etwa das Klären von Fragen in einer wöchentlichen „Video-Fragestunde“, in einem Forum oder Chat, sowie Verteilen und Einsammeln von Dateien über Cloud-Systeme oder Lernplattformen.
- Systematisches Verwenden der Betreffzeile, z.B. immer „8b Mathe:“ oder „Wochenmail Fr. Maier“
- Nutzen von Ordnern im Posteingang, etwa ein Ordner je Klasse (Lehrkräfte) bzw. je Fach (Lernende); eingegangene E-Mails können dann in diese Ordner aufgeräumt werden; in Mailprogrammen kann dies auch automatisiert erfolgen, beispielsweise wenn bestimmte Schlagworte in der Betreffzeile enthalten sind wie „8b Mathe“
- Vermeiden von Diskussionen per E-Mail durch unmissverständliche Formulierungen und Ausweichen auf andere Kommunikationskanäle bei strittigen Punkten
Benennen von Anhängen
Gerade wenn mehrere Dateien oder Dateien mehrerer Lehrkräfte bei Schülerinnen und Schülern bzw. Eltern eingehen, sorgt eine Systematik in der Benennung von Dateien für Durchblick.
Beispiel: Fach_Nr_Thema_Datum („Mathe_04_Lineare_Gleichungen_2020-05-13.pdf“).
Dateigröße von Anhängen
Beim Versenden von Anhängen ist unbedingt die Größe der Dateien zu beachten: Zum einen ist die Dateigröße von Anhängen durch den eigenen E-Mailanbieter begrenzt (häufig bis maximal 15 MB), zum anderen belasten E-Mails mit großen Anhängen das maximale Speichervolumen des Mailservers des Empfängers. Wenn dieses ausgeschöpft ist, erreicht ihn die Nachricht nicht mehr.
Empfehlungen zu großen Dateianhängen
- Große Dateianhänge (über 5MB) nur gelegentlich versenden
- Alternativen finden zum Verteilen von Dateien (z.B. Cloudsysteme oder Lernplattformen)
- Reduzieren der Dateigröße vor dem Versand (sofern möglich)
Besonders große Dateien sind meist hochauflösende Bilder (z.B. Fotos) oder PDF-Dateien von eingescannten Dokumenten. Bei diesen Dateien kann die Dateigröße durch geeignete Tools verringert werden. Videodateien eignen sich generell eher nicht zum Versand per E-Mail, da sie meist sehr groß sind.

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- Veröffentlichung
- 15. Mai 2020
- Letzte Änderung
- 29. November 2021
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Direktlink für diesen Beitrag
- https://www.mebis.bayern.de/p/46682
- Empfohlene Zitierweise
- mebis-Redaktion (2020), E-Mail, in: mebis – Landesmedienzentrum Bayern, URL: <https://www.mebis.bayern.de/p/46682> (29. November 2021).
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