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Distanzunterricht | Kommunizieren per E-Mail

Von den in diesem Schwerpunkt vorgestellten digitalen Wer­kzeugen ist die „elektro­nische Post“ E-Mail die älteste. Sie ist neben dem „World Wide Web“ einer der am längsten bestehenden Dienste des Internets.

Diesem Umstand ist wohl auch die weite Verbreitung von E-Mails im Berufs- und Privat­leben geschuldet, wenngleich deren Funktion inzwischen oft durch Messenger ersetzt wird – ins­besondere unter Jugend­lichen. Die Kommu­nikation via E-Mail hat den Vorteil, dass sie den meisten Eltern vertraut ist und auch viele Jugendliche eine E-Mailadresse besitzen. Wie häufig diese abgerufen wird, variiert jedoch gelegentlich. Die Erreich­barkeit von Schülerinnen und Schülern per E-Mail erfolgt aus den genannten Gründen nicht selten über die Eltern.

  Grundlegende Informationen zur Nutzung

  Distanzunterricht per E-Mail organisieren

  Rahmenbedingungen und Grenzen

  Grundlegende Informationen zur Nutzung

Es gibt eine Vielzahl an Tele­kommu­nika­tions­an­bietern, die private Mailserver bereitstellen. Die kostenfreien Angebote unterscheiden sich dabei stark im Umfang des Speicherplatzes, des Serverstandortes und den damit verbunden Datenschutzrichtlinien. Zudem wird häufig Werbung zur Finanzierung eingeblendet.

Der Kontakt zu Schülerinnen und Schülern sollte über einen DSGVO-konformen Mailanbieter erfolgen, besser über eine dienstliche E-Mailadresse.

Zugriff auf E-Mails

Es gibt zwei Möglichkeiten für das Abrufen und Versenden von E-Mails, wobei die Nutzung der einen die andere nicht ausschließt:

  • Über den Browser erfolgt der Zugriff auf das Postfach orts- und geräteunabhängig
  • Die Verwendung eines Mailprogramms das Speichern und Verwalten von E-Mails auf dem Endgerät. Sie sind dadurch auch offline verfügbar. Ein Mailprogramm bietet meist komfortable Editoren zum Erstellen von Nachrichten und einfaches Anhängen von Dateien per drag and drop.

Versenden von Dateien per E-Mail

Neben einer Textnachricht können im Anhang von E-Mails auch Dateien verschickt werden. Meist sind sie über das Büroklammer-Symbol gekennzeichnet. Dabei sollte auf zu große Dateianhänge (über 5 MB) verzichtet werden. Mehr Informationen dazu finden Sie weiter unter:

Rahmenbedingungen und Grenzen

© istock.com / DenEmmanuel

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  Geeignete Anbieter

In einem Test aus dem Jahr 2016 bietet die Stiftung Warentest einen Überblick über Vor- und Nachteile verschiedener E-Mail Provider. Auch wenn der Test bereits einige Jahre alt ist, sind im Beitrag gute Anhaltspunkte genannt, die bei der Auswahl hilfreich sein könnten. Die getesteten Anbieter sind zudem immer noch verfügbar.
 

  Distanzunterricht per E-Mail organisieren

Im Unterschied zu direkten, d.h. „synchronen“ Formen der Kommu­nikation wie Vide­okonferenz oder Chat ist E-Mail ein asynchrones Kommu­nikations­medium. Das bedeutet, dass Lehrende und Lernende nicht zum gleichen Zeitpunkt miteinander kommunizieren müssen.

E-Mails eignen sich daher zum Verteilen von Arbeits­paketen, die im Anschluss selbst­organisiert bearbeitet werden können. Schülerinnen und Schüler können auf diese Art und Weise auch Arbeits­aufträge abgeben. Bei beiden Aspekten sollte jedoch auf allzu große Anhänge verzichtet werden. Um eine unüber­sichtliche „Mailflut“ zu vermeiden, können verbindliche Regeln für die Kommunikation vereinbart werden, die im nächsten Abschnitt vorgestellt werden.

E-Mails können auch für die direkte Kommunikation mit einzelnen Schülerinnen und Schülern genutzt werden, z.B. um Nachfragen zu beantworten, die nicht für die gesamte Lerngruppe relevant sind.

E-Mails eignen sich zudem für die regelmäßge Kommunikation zu bestimmten Zeitpunkten. Auf diese Weise wissen die Schülerinnen und Schüler auch, wann sie neue Informationen zu erwarten haben und können zu diesem Zeitpunkt ihren Posteingang ansehen.

© istock.com / Yevheniia Hordieieva

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Tipp

Versenden Sie Arbeitsaufträge nicht einzeln, sondern fassen Sie diese zu „Arbeitspaketen“ zusammen. So könnte etwa an der Grundschule ein Wochenplan mit Aufgaben für jeden Wochentag immer am Wochenende davor versandt werden.

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Ordnung im Posteingang

Wenn täglich mehrere Nachrichten zwischen mehreren Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern hin und her gesendet werden, Arbeitsaufträge verteilt und eingesammelt werden und hinzu noch dienstliche E-Mails kommen, verliert man schnell den Überblick. Das gilt sowohl für Lehrkräfte als auch für Lernende und – besonders in niedrigeren Jahrgängen – auch für deren Eltern. Um eine „Mailflut“ zu vermeiden und den Überblick zu bewahren, bieten sich einige organisatorische Maßnahmen an:

Tipps für Ordnung im Posteingang
  • Ausweichen auf andere Kommunikationskanäle für genau festgelegte Zwecke, wenn die Anzahl der eingegangenen E-Mails ein leicht zu bearbeitendes Maß übersteigt. Denkbar wäre etwa das Klären von Fragen in einer wöchentlichen „Video-Fragestunde“, in einem Forum oder Chat, sowie Verteilen und Einsammeln von Dateien über Cloud-Systeme oder Lernplattformen.
  • Systematisches Verwenden der Betreffzeile, z.B. immer „8b Mathe:“ oder „Wochenmail Fr. Maier“
  • Nutzen von Ordnern im Posteingang, etwa ein Ordner je Klasse (Lehrkräfte) bzw. je Fach (Lernende); eingegangene E-Mails können dann in diese Ordner aufgeräumt werden; in Mailprogrammen kann dies auch automatisiert erfolgen, beispielsweise wenn bestimmte Schlagworte in der Betreffzeile enthalten sind wie „8b Mathe“
  • Vermeiden von Diskussionen per E-Mail durch unmissverständliche Formulierungen und Ausweichen auf andere Kommunikationskanäle bei strittigen Punkten
 

Benennen von Anhängen

Gerade wenn mehrere Dateien oder Dateien mehrerer Lehrkräfte bei Schülerinnen und Schülern bzw. Eltern eingehen, sorgt eine Systematik in der Benennung von Dateien für Durchblick.

Beispiel: Fach_Nr_Thema_Datum („Mathe_04_Lineare_Gleichungen_2020-05-13.pdf“).

Dateigröße von Anhängen

Beim Versenden von Anhängen ist unbedingt die Größe der Dateien zu beachten: Zum einen ist die Dateigröße von Anhängen durch den eigenen E-Mailanbieter begrenzt (häufig bis maximal 15 MB), zum anderen belasten E-Mails mit großen Anhängen das maximale Speichervolumen des Mailservers des Empfängers. Wenn dieses ausgeschöpft ist, erreicht ihn die Nachricht nicht mehr.

Empfehlungen zu großen Dateianhängen
  • Große Dateianhänge (über 5MB) nur gelegentlich versenden
  • Alternativen finden zum Verteilen von Dateien (z.B. Cloudsysteme oder Lernplattformen)
  • Reduzieren der Dateigröße vor dem Versand (sofern möglich)

Besonders große Dateien sind meist hochauflösende Bilder (z.B. Fotos) oder PDF-Dateien von eingescannten Dokumenten. Bei diesen Dateien kann die Dateigröße durch geeignete Tools verringert werden. Videodateien eignen sich generell eher nicht zum Versand per E-Mail, da sie meist sehr groß sind.

© istock.com / Mironov Konstantin

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  • Veröffentlichung
  • 15. Mai 2020
  • Letzte Änderung
  • 7. September 2020
  • Empfohlene Zitierweise
  • mebis-Redaktion (2020), E-Mail, in: mebis – Landesmedienzentrum Bayern, URL: <https://www.mebis.bayern.de/p/46682> (7. September 2020).
  • Lizenzangaben
  • Beitragsbild: © istock.com / MuchMania (bearbeitet)